Poste : Assistant.e Administratif.ve Financier.ère

Classe :  3

Type de contrat : Contrat à Durée Indéterminée

Enabel est l’Agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour des tiers (autres organisations nationales et internationales). Avec ses partenaires, Enabel fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents - le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques - et pour promouvoir la citoyenneté mondiale tel que défini dans sa stratégie. Avec 2000 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelque 170 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.

C’est pour cela qu’Enabel Burundi recherche activement un.e Assistant.e Administratif.ve Financier.ère dont le principal objectif est de donner un support administratif, logistique et financier de qualité, une gestion optimisée des ressources et des mouvements, ainsi qu’une collaboration fluide avec les référents techniques pour faciliter les opérations dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur.

Principales responsabilités : 

1. Administration

• Accueillir, introduire et orienter les visiteurs ;
• Organiser et gérer des rendez-vous et contacts du bureau
• Accueillir les visiteurs et les orienter vers leurs interlocuteurs ;
• Rédiger les PV des réunions à la demande ;
• Réaliser certains documents standards en respectant le type/style de Enabel
• Traiter les courriers sortants (rédaction des correspondances, mise en forme, envoi à l’expéditeur pour correction et signature, scannage et envoi sous pli-fermé/par mail)
• Actualiser le carnet d’adresses/téléphones/mail de l’intervention ;
• Assurer l’archivage des documents du secrétariat en papier et par le scannage à mettre sur SharePoint;
• Organiser des copies et des reliures de dossiers et leur circulation et leur confidentialité;
• Recevoir les courriers entrants (scanner, orienter le courrier et archivage électronique & physique);
• Responsable archivage et classement électronique sur SharePoint de tous les documents du Projet.

2. Gestionnaire des missions, ateliers et rencontres ateliers

• Réceptionner des TDR validés, créer un dossier unique par TDR, attribuer un numéro;
• Contrôler les budgets des activités (ateliers et missions);
• Editer les ordres de mission et les demandes d’avance, --> Gestionnaire du fichier des missions partie projet concerné (amont –> aval du processus) pour les missions à l’intérieur du Burundi;
• Coordonner les aspects relatifs à la tenue des missions et ateliers en collaboration avec l’Assistant Log Achat et/ou l’Assistant Admin fin de l’Antenne/bureau;
• Transmettre des dossiers de paiement à l’approbation et à la signature du Contrôleur de Gestion ;
• Tenir et suivre le registre des missions de l’intervention (fichier Excel);
• Effectuer les paiements de frais aux participants lors des activités séminaire/Atelier (input lumicash) ;
• Encodage des dépenses relatives aux ateliers dans le journal A d’UBW;
• S’assurer que les rapports de missions sont remis avant la remise d’une nouvelle avance.

3.Assistant financier et administratif du projet

• Réceptionner les factures, transmettre le scan au comptable projet, et compiler la documentation permettant son traitement/paiement (documentation + validation +... transmission à la comptabilité, ...) ;
• Interface des équipes projet avec les membres du SSH pour tous les aspects quotidiens et routiniers relatifs à des besoins comptables, financiers ou administratifs ;

4. Comme contributeur actif du service client offert par le SSH

• Participation et préparation en amont des réunions bimensuelle du projet ;
• Développement d’un travail en équipe, sur la gestion des ateliers du projet, avec le Contrôleur de Gestion, le Comptable, et l’Assistant Log Achat
• Formation des ATN’s sur les règles relatives à l’organisation/justification des ateliers/missions
• Collaborateur actif dans la recherche de solutions efficientes au sein de ses domaines de compétences (« value for money ») ;
• Proactivité et flexibilité dans les solutions apportées au quotidien aux opérationnels
• Production de données facilitant la prise de décision des opérationnels

 Profile :

Diplôme/niveau de formation requis pour la fonction : Bac+3 en comptabilité, gestion, finance en administration ou tout autre diplôme équivalent

Compétences ou connaissances spécifiques exigées :

• Expérience d’au moins 2 ans d’expérience en gestion comptable et financière dans des projets de développement
• Très bonnes connaissances actives (lu, parlé et écrit) en français,
• Très bonnes connaissances MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Access).
• Aimer le travail en équipe

Compétences ou connaissances spécifiques étant un atout :

• La connaissance des « cycles-projets » est un atout.

Langues : Français et Kirundi

Vous vous engagez à respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel (https://www.enabel.be/fr/content/vision-mission-valeurs-de-enabel)  .

Nous vous offrons 

• Un package salarial correspondant à notre barème (classe 3) avec autres avantages liés au contrat de travail.
• Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, la religion, le handicap ou tout autre facteur que les compétences.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées

Intéressé.e?  Postulez en joignant votre CV actualisé, une lettre de motivation, copies légalisées des diplômes, les attestations de service et/ou rendus et trois personnes de référence professionnelle.