Poste : Assistant.e Administratif.ve Logistique et Achat

Classe :  3

Type de contrat : Contrat à Durée Indéterminée

Enabel est l’Agence belge de développement. Elle exécute la coopération gouvernementale belge. L’Agence met également en œuvre des actions pour des tiers (autres organisations nationales et internationales). Avec ses partenaires, Enabel fournit des solutions pour relever des défis mondiaux urgents - le changement climatique, l’urbanisation, la mobilité humaine, la paix et la sécurité, les inégalités sociales et économiques - et pour promouvoir la citoyenneté mondiale tel que défini dans sa stratégie. Avec 2000 collaborateurs et collaboratrices, Enabel gère quelque 170 projets dans une vingtaine de pays, en Belgique, en Afrique et au Moyen-Orient.

C’est pour cela qu’Enabel Burundi recherche activement un.e Assistant.e Administratif.ve Logistique et Achat  dont le principal objectif est de garantir un support administratif, logistique et financier de qualité, une gestion optimisée des ressources et des mouvements, une communication fluide avec les référents techniques, ainsi qu’une efficience accrue des opérations dans le respect du cadre légal.

Principales responsabilités : 

1. Gestionnaire des petits achats au niveau des interventions en collaboration avec l’Acheteur Public/l’ECA de l’intervention, gérer le processus d’achat des marchés publics en-dessous du seuil de de 30.000€

• Proposer la rationalisation et les mesures d'économies nécessaires, identifier et participer au développement des contrats-cadres en vue notamment de limiter le nombre de pro-formats à demander, effectuer des analyses comparatives avec prix de référence ;
• Participer au processus de renouvellement des accords-cadres et veiller au respect de leur utilisation adéquate ;
• Explorer le marché et établir des contacts avec des fournisseurs ou des fournisseurs potentiels ;
• Définir les points de contrôle pour optimiser le contrôle interne de la chaîne d’achat et contribuer au contrôle budgétaire des dépenses ;
• Participer à la création et gestion d’une base de données de fournisseurs de qualité ;
• Encodage des demandes d’achat et suivi du cycle d’approbation UBW, éditer les bons de commande pour signature,
• Responsable de l’encodage des données UBW relatives aux petits marchés
• Responsable de l’encodage des données reprises dans le purchase information document des dossiers dont il/elle est responsable
• Tenir un registre de suivi des petits marchés publics
• Collaborer dans l'ouverture et le dépouillement des marchés publics ;
• Soumettre les dossiers de marchés et PV’s à l’approbation du PF MP (3k€ à 30k€) ou du Contrôleur de Gestion (jusqu’à 3k€), selon le seuil
• Garantir le processus de sélection des fournisseurs dans le respect des procédures ;
• Gérer l’archivage physique et électronique (SharePoint) des dossiers de petits marchés publics.

2. Personne de soutien aux interventions

• Prendre des dispositions pratiques et apporter un soutien aux missions (réservations d’hôtels, réception à l’aéroport, déplacements, disponibilité des véhicules en coordination avec le Gestionnaire de Charroi) ;
• Gérer la réception des biens achetés
• Organiser en collaboration avec le Coordinateur logistique le transport et l’envoi des biens ou services achetés.
• Être responsable de l'organisation de réceptions ou d'autres événements ;
• Effectuer les formalités d’abonnement à la demande du projet dont il/elle est responsable telles que l'électricité, l'eau, les services téléphoniques, et veiller à leur bonne utilisation.

3. Gestionnaire des immobilisations de l’intervention

• Traiter toutes les questions relatives aux bâtiment et infrastructure, y compris l'entretien et le suivi des travaux.
• Superviser les collaborateurs polyvalents présents sur le site
• Etre responsable d’optimiser le planning d’occupation des bureaux de la base
• Gère le traitement des déchets et les relations avec la REGIDESO
• Superviser les vigiles en lien avec le conseiller sécuritaire
• Assurer l’inventaire et la mise à jour périodique de l’inventaire des immobilisations du projet
• Participer/superviser l’inventaire des immobilisations de ses interventions et des partenaires (cas de mises à disposition)
• Faire le suivi de la maintenance et la bonne gestion du patrimoine (bâtiment, matériels, mobiliers, petits travaux, ...)
• Suivre les polices d’assurance des immobilisations
• En collaboration avec le coordinateur logistique, définir un agenda de maintenance préventive des bâtiments occupés et déterminer les besoins logistiques

4. Gestionnaire des véhicules

• Assurer la gestion optimale des déplacements du personnel des projets dans Bujumbura. Assurer le suivi de l’utilisation des véhicules standby (sans chauffeur titulaire) de Bujumbura
• Supervision des chauffeurs fixes sur site, et du suivi de l’utilisation de leurs véhicules.
• Faire le suivi mensuel de l’utilisation des véhicules standby (rapprochement entre les enregistrements dans le cahier de bord du véhicule, les fiches d’invention technique et les enregistrements comptables) ;

5. Gestionnaire de stock des fournitures et consommables de bureau

• Faire un suivi centralisé des stocks de consommables courants (fiches de stock et inventaires périodique) ;
• S’assurer de la disponibilité permanente de stock (réquisition, et suivi demande de pro-forma et établissement du bon de commande …) ;
• Mettre en place des commandes de consommables consolidées sur une fréquence trimestrielle
• Gérer les trousses sécuritaires (first aid) du bureau et du véhicule à l’antenne

6. Comme contributeur actif du service client offert par le SSH

• Participation et préparation en amont des réunions bimensuelle du projet (mise à jour des données UBW, identification et alerte des opérationnels par rapport aux tranches de marché à payer et activités à exécuter dans les semaines à venir ;
• Collaborateur actif dans la recherche de solutions efficientes au sein de ses domaines de compétences (« value for money ») ;
• Proactivité et flexibilité dans les solutions apportées au quotidien aux opérationnels
• Production d’analyses et de rapports facilitant la prise de décision des opérationnels

Profile :

Diplôme/niveau de formation requis pour la fonction : Bac+3 en administration ou équivalent

Compétences ou connaissances spécifiques exigées :

• Expérience d’au moins 2 ans dans un rôle d’assistant logistique / achat
• Très bonnes connaissances actives (lu, parlé et écrit) en français,
• Très bonnes connaissances MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Access).
• Connaissances en gestion de marchés publics et petits achats

• Connaissance technique en transport logistique
• Notions de gestion de stock
• Quelques notions techniques en informatique, mécanique, et travaux bâtiments
• Aimer le travail en équipe

Compétences ou connaissances spécifiques étant un atout :

• La connaissance des « cycles-projets » est un atout.

Langues :

Français et Kirundi

Vous vous engagez à respecter la vision, la mission et les valeurs d’Enabel (https://www.enabel.be/fr/content/vision-mission-valeurs-de-enabel)  .

Nous vous offrons 

• Un package salarial correspondant à notre barème (classe 3) avec autres avantages liés au contrat de travail.

• Nos postes vacants sont ouverts à toute personne qui remplit les conditions décrites dans les offres d’emploi. Enabel s’engage en faveur de l’égalité des chances et de la diversité au sein de son personnel. Nous ne faisons pas de discrimination fondée sur le genre, l’origine, la religion, le handicap ou tout autre facteur que les compétences.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées

Intéressé.e?  Postulez en joignant votre CV actualisé, une lettre de motivation, copies légalisées des diplômes, les attestations de service et/ou rendus et trois personnes de référence professionnelle.